Tổ chức chính thức

Trích dịch từ cuốn Introduction to Sociology 3e trên OpenStax

Phần 1: Xã hội học – Nhóm và tổ chức

Phần 2: Quy mô và cấu trúc của nhóm

Thời nay, người ta thường than phiền rằng xã hội bị kiểm soát bởi các nhóm thứ cấp lớn. Từ trường học tới công sở, tới chăm sóc sức khỏe, tới chính phủ, những tổ chức chính thống với mức độ quan liêu hoá cao. Trên thực tế, mọi tổ chức chính thống rồi dần sẽ trở thành các tổ chức quan liêu. Chúng ta sẽ bàn thêm về mục đích của các tổ chức chính thống và cấu trúc quan liêu của chúng.

Nhà xã hội học Amitai Etzioni (1975) khẳng định rằng các tổ chức chính thống được chia làm ba loại. Tổ chức quy chuẩn, hay còn gọi với cái tên khác là tổ chức tình nguyện, hoạt động dựa trên các mục đích chung. Việc gia nhập các tổ chức này hoàn toàn là tự nguyện, và nhiều người thấy việc trở thành một thành viên đem lại những lợi ích phi vật chất to lớn. Hội Audubon hay câu lạc bộ trượt tuyết đại diện cho kiểu tổ chức này.

Tổ chức cưỡng chế là những hội nhóm mà chúng ta bị ép buộc hoặc thúc đẩy để gia nhập, chẳng hạn như nhà tù hay trung tâm phục hồi nhân phẩm. Nhà tương tác-biểu trưng Erving Goffman nêu rằng đa số các tổ chức cưỡng chế là các tổ chức biệt lập (1961), nơi các tù nhân/lính tráng sống một cách có kiểm soát và tham gia tái hoà nhập cộng đồng.

Cuối cùng là các tổ chức vụ lợi. Đúng như cái tên, việc tham dự vào các tổ chức này thuần tuý vì mưu cầu một phần thưởng vật chất cụ thể. Trường đại học và công sở thuộc vào nhóm này – một chỗ vì tấm bằng, một chỗ vì tiền.

Tổ chức quan liêu là hình mẫu lý tưởng cho các tổ chức chính thống. Khi các nhà xã hội học nói “lý tưởng” không có nghĩa đây là hình mẫu “tốt nhất”, mà vì tổ chức quan liêu có các đặc điểm nhận dạng vô cùng dễ nhận ra. Max Weber đã mô tả tổ chức quan liêu với các đặc điểm về trật tự quyền lực, phân cấp lao động, luật lệ rõ ràng và sự loại bỏ tính cá nhân. Công chúng thường phàn nàn về tổ chức quan liêu, cho rằng chúng chậm chạp, gò bó, khó định hướng và không thân thiện. Hãy xem qua một lượt các đặc tính của tổ chức quan liêu dưới đây để hiểu rõ hơn.

Hệ thống phân cấp thẩm quyền đề cập đến chuỗi mệnh lệnh khiến một cá nhân hoặc cơ quan phải trả lời cấp trên của chính mình. Ví dụ: với tư cách là nhân viên tại Walmart, bạn sẽ được quản lý ca giao việc. Quản lý ca làm lại báo cáo lên cửa hàng trưởng, người sẽ tiếp tục báo cáo với giám đốc khu vực, cứ thế lên cao nữa cho tới CEO, người sẽ trình bày với thành viên HĐQT, rồi tuyên bố cho các cổ đông. Tất cả những con người trong tổ chức quan liêu đều tuân theo thứ tự chỉ huy này.

Thứ hai, tổ chức quan liêu có sự phân công lao động cụ thể: một cá nhân được giao một nhiệm vụ nhất định để thực hiện. Ví dụ, ở trường đại học, các giáo sư tâm lý học sẽ dạy tâm lý học, nhưng họ không có trách nhiệm chu cấp các khoản trợ cấp tài chính cho sinh viên, thay vào đó phòng Tuyển sinh sẽ đảm nhận việc này. Trong tình huống này, việc phân chia rất rõ ràng và phổ thông. Vậy nếu là trong một nhà hàng với rất nhiều đĩa thức ăn chờ được dọn ra, và một nhân viên tiếp đón đang đứng gần đó nhắn tin? Tiếp tân nhà hàng chịu trách nhiệm đón và xếp chỗ cho khách, không phải là phục vụ đồ ăn. Liệu đây có phải phân chia công việc một cách thông minh không?

Thứ ba, tổ chức quan liêu có luật lệ rõ ràng, được ghi rõ và chuẩn hoá. Ở trường cao đẳng hay đại học, các quy định được ghi rõ ràng trong cuốn sổ tay sinh viên. Với sự phát triển của công nghệ, các trường giờ đây đối mặt với nhiều vấn đề mới: quấy rối trên không gian mạng, ăn cắp danh tính,…Các tổ chức từ đó phải liên tục cập nhật bộ quy tắc của mình để bắt kịp với thời đại
Cuối cùng, tổ chức quan liệu có xu hướng loại bỏ tính cá nhân, nghĩa là gạt bỏ cảm xúc cá nhân khỏi những tình huống yêu cầu sự chuyên nghiệp. Đặc tính này lấn át mạnh mẽ nhằm tránh những trường hợp con ông cháu cha, đi đêm hay các thể loại thiên vị khác, đồng thời cũng bảo vệ khách hàng và các đối tượng phục vụ khác của tổ chức. Tính phi cá nhân hoá có ích cho tổ chức quan liêu trong việc phục vụ khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, ba yếu tố còn lại không cho phép các tổ chức này dễ dàng ứng biến với những tình huống mới, điều này khiến các khách hàng thường xuyên phàn nàn về, như Walmart, là “không quan tâm tới các cá nhân, doanh nghiệp khác và rộng ra là cả cộng đồng.”

Tổ chức quan liêu thường đi theo chế độ trong dụng tài năng, tức là việc tuyển mộ và thăng cấp hoàn toàn dựa trên các bằng cấp, các kĩ năng được kiểm chứng hơn là con ông cháu cha hoặc ngẫu nhiên lựa chọn. Để được nhập học tại một trường đại học danh giá, bạn cần có điểm SAT cao chót vót cùng với hồ sơ ấn tượng. Để làm luật sư đi đại diện cho khách hàng, bạn cần tốt nghiệp trường luật và vượt qua bài kiểm tra của bang. Tất nhiên, vẫn có hằng hà sa số ví dụ về những tấm gương thành công không bằng cấp. Nhà sáng lập của những công ty công nghệ bỏ học đại học giữa chừng, nghệ sĩ trở nên nổi như cồn sau khi video ca nhạc gây nên cơn sốt.
Hơn nữa, các tổ chức mong muốn trọng dụng nhân tài lại gặp phải những vấn đề: Làm thế nào để họ có thể nhìn được đúng người? Nhà giàu sẽ thuê gia sư, huấn luyện viên phỏng vấn, dịch vụ thi thử, cố vấn học tập để giúp con mình lọt vào những trường đỉnh nhất. Chu trình này bắt đầu từ cấp mẫu giáo tại thành phố New York, nơi cuộc cạnh tranh vào trường chuyên là vô cùng khắc nghiệt. Những trường này, rất nhiều trong số đó có quỹ học bổng rủng rỉnh nhằm duy trì sự dân chủ, liệu có đang thực sự đưa đến cho các thí sinh cơ hội công bằng như nhau?

Nhìn về mặt tích cực, có một vài điểm sáng của mô hình quan liêu. Mục đích của chúng là để gia tăng sự hiệu quả, đảm bảo cơ hội công bằng cho tất cả, phục vụ cho đại chúng, và đôi lúc chúng cần đến những trật tự cứng nhắc. Cần nhớ rằng nhiều tổ chức quan liêu đã lớn mạnh vào cái thời mô hình trường học hiện đại chỉ mới manh nha phát triển trong thời kỳ Cách mạng Công nghiệp. Lao động trẻ được huấn luyện, giúp các doanh nghiệp có khả năng sản xuất đại trà, dây chuyền sản xuất đồng bộ với các công việc chuyên biệt trong xưởng. Đặt vào bối cảnh đó, sự hiện diện của thứ tự chỉ huy là tối quan trọng. Giờ đây trong thời đại số, kiểu cách huấn luyện cứng nhắc gắn liền với thủ tục này lại có thể làm giảm kết quả sản xuất cả về chất và lượng.

Môi trường làm việc ngày nay đòi hỏi con người ta thao tác nhanh hơn, giải quyết vấn đề nhiều hơn cũng như cách làm việc linh hoạt. Quá nguyên tắc và phân chia lao động có thể cản trở bước tiến của tổ chức. Không may là, một khi đã được thiết lập, các tổ chức quan liêu có thể tự vận hành theo nguyên tắc của riêng nó. Giống như câu nói “Tàu chở dầu, cố quay đầu giữa biển”, thực rất khó để chuyển hướng một thực thể lớn đã bám rễ vào các quy tắc từ khi sinh ra. Chính quyền bang và khủng hoảng ngân sách là ví dụ minh hoạ rõ nhất cho thách thức này, khi việc thay đổi ngay lập tức là bất khả thi, dẫn đến thất thoát, thua lỗ từ năm này qua năm khác, ảnh hưởng mạnh mẽ đến cân bằng ngân quỹ. Khi các tổ chức quan liêu tiến hoá thành thể chế với một cá nhân nam da trắng thâu tóm quyền lực. Tuy bề ngoài vẫn dựa trên cơ chế trọng dụng tài năng, bộ máy quan liêu có thể chi phối cán cân quyền lực bằng việc ưu tiên các đối tượng nam giới có quyền thế.

Michels (1911) đưa ra quan điểm rằng mọi tổ chức lớn đều tuân theo Nguyên tắc Thép của Quyền lực Tập trung, nghĩa là toàn quyền điều hành trong tổ chức nằm trong tay số ít cá nhân tinh hoa. Liệu điều này có chính xác? Liệu một tổ chức lớn có thể phân quyền không?

Xã hội McDonald (Ritzer 1993) là cách gọi cho sự hiện diện ngày một nhiều của mô hình kinh doanh đồ ăn nhanh trong mọi thể chế xã hội phổ thông, gồm chính phủ, trường học, hay cả trong các mối quan hệ cá nhân. Dẫu thuật ngữ không được sử dụng rộng rãi trong các ấn bản, nghiên cứu hay các cuộc đàm thoại thông thường, hiệu ứng mà nó đại diện cho lại vô cùng phổ biến ở khắp nơi. Mô hình McDonald bao gồm các đặc tính: sự hiệu quả, tính dễ đoán biết, trong khả năng tính toán và kiểm soát. Ví dụ, trong cửa hàng rau củ bình thường, các nhân viên tại quầy thu ngân sẽ kiểm kê những món hàng khách mua, trong khi nhân viên kho đảm bảo hàng hoá luôn xếp đầy trên kệ và nhân viên quầy đồ nguội sẽ thái thịt và pho mai theo yêu cầu (sự hiệu quả). Bất cứ khi nào bạn đi vào một của hàng bất kỳ thuộc chuỗi đó, bạn đều nhận được cùng một loại hàng hoá, trông thấy cùng một cách bài trí, tìm thấy cùng một nhóm nhãn hàng bán ở cùng một mức giá cố định (dễ đoán biết). Hàng hoá được bán theo từng cân Anh, bạn có thể dễ dàng nhìn khối lượng nhận giá tiền thay vì phải đoán túi hành tây đó có đắt hay không. Nhân viên sử dụng một bảng biểu thời gian để tính giờ làm việc và làm thêm giờ nếu có (có thể tính toán). Cuối cùng, dễ để ý thật tất cả các nhân viên đều mặc đồng phục, đeo bảng tên để nhận diện. Các cửa hàng có gắn máy quay an ninh, và một số khu vực như kho chứa hàng bị giới hạn ra vào giữa các nhân viên cửa hàng (kiểm soát). Cách tiếp cận này phổ biến ở các cửa hàng đến nỗi người ta dễ bỏ qua, và thực tế là nếu bạn đến một nhà hàng/siêu thị thuộc chuỗi lớn như Walmart, sẽ vô cùng kì lạ nếu trông thấy nhân viên hay quy trình làm việc không mang các đặc điểm tương đồng như đã nêu trên.

Trong khi hiệu ứng “McDonald hoá” đã đem lại nhiều kết quả tích cực cho doanh nghiệp, từ tăng lợi nhuận và mở rộng phạm vi phục vụ ra toàn thế giới, tuy nhiên mặt trái là giảm thiểu sự đa dạng mặt hàng trên thị trường và đóng khung các sản phẩm quá giống nhau tới độ nhàm chán. Hãy tưởng tượng nó giống như sự khác biệt giữa đôi giày sản xuất đại trà và đôi giày “thửa” được làm bởi một thợ đóng giày lành nghề, giữa gà chăn thả vườn và gà công nghiệp, giữa một cốc cà phê của Bookstop và một cốc “nước có vị cà phê” của Starbucks. Một vài nỗ lực nhằm “phi McDonald hoá” cũng đồng thời diễn ra, dưới dạng chợ nông sản tươi hay xưởng bia thủ công. Với xu hướng lăng xê sản phẩm tập trung vào các khía cạnh độc nhất như hiện nay, có vẻ đến chính McDonald cũng đang “phi McDonald hoá” chính mình.

Trong khi bản thân tác động của hiện tượng này đã gây hứng thú, thì chính các nhà xã hội học và người dân thường quan tâm hơn đến những ảnh hưởng của nó tới các khía cạnh khác của xã hội. Một ví dụ tiêu biểu sẽ được bàn kỹ hơn trong phần sau của cuốn sách là giáo dục. Giáo trình và các phương pháp giảng dạy trước kia được uỷ thác cho các chính quyền các quận, dựa trên hướng dẫn của chính phủ. Vài chuyên gia cảm thấy điều này dẫn tới sự thiếu hiệu quả và thiếu tối ưu trong triển khai. Bắt đầu từ những năm 1990 tới những năm đầu 2000, với sự ra đời của đạo luật No Child Left Behind, khung chuẩn giáo dục quốc gia đã được phổ cập rộng rãi. Dù vậy, sự cải thiện giáo dục vẫn là quá khó để lượng hoá cũng như đạt đến. Những cản trở về ngân sách, yêu cầu tiêu chuẩn khắt khe, cùng với sự phản đối mạnh mẽ của công chúng và chính quyền địa phương, sau cùng bộ luật đã bị xoá bỏ do bị đánh giá là “có ảnh hưởng không đáng kể”.

Hệ thống chăm sóc sức khoẻ cũng áp dụng mô hình sản xuất đại trà hiệu quả tương tự. Ở phần sau của cuốn sách, bạn sẽ biết rằng các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ và bảo hiểm nhân thọ đối mặt với nhu cầu ngày một tăng cao bởi sự gia tăng của nhóm dân số già và dễ ốm yếu. Vào thập niên 90 của thế kỷ trước, các nhà cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh đã hợp nhất với nhau; sự kiện này về sau còn được biết tới với cái tên “cơn sốt sáp nhập”. Các bệnh viện địa phương và cả các phòng khám tư nhỏ được sáp nhập hoặc mua lại bởi các hệ thống lớn hơn (Fuchs 1997). Xu hướng này được kéo dài cùng sự tăng trưởng của các đơn vị như trạm chăm sóc đặc biệt. Các phương pháp tối ưu hoá và chuẩn hoá khác bao gồm: y tế từ xa, các nhóm chuyên gia y tế đặc biệt, uỷ thác bảo hiểm và trí tuệ nhân tạo.

Trích dịch từ cuốn Introduction to Sociology 3e trên OpenStax